Schwere Zeiten erfordern ungewöhnliche Maßnahmen: Um die Ausbreitung des Coronavirus einzudämmen, schicken zahlreiche Unternehmen ihre Mitarbeiter ins HomeOffice. Viele Menschen werden in diesen Tagen zum ersten Mal in ihrem Berufsleben für längere Zeit von zuhause aus arbeiten. Viele fragen sich: Wie geht HomeOffice richtig? Wir haben für euch den ein oder anderen HomeOffice Tipp gesammelt. Wer diese zehn Regeln befolgt, kann produktiv und effizient in den eigenen vier Wänden arbeiten.

1. Der erste HomeOffice Tipp: Den Arbeitsplatz sinnvoll wählen

Im HomeOffice besteht die Gefahr, dass die Grenzen zwischen Privatsphäre und Beruf zu stark verschwimmen – dadurch wächst die Burnout-Gefahr. Um das zu verhindern, sollte man seinen Arbeitsplatz zuhause erstens sinnvoll wählen und zweitens klar abtrennen. HomeOffice Tipp Nummer eins: Der Ort, an dem du schläfst, ist als Arbeitsplatz nicht gut geeignet. Wenn du im Schlafzimmer arbeitest, kannst du irgendwann vielleicht gar nicht mehr abschalten. Besser ist es, den Schreibtisch in einem Wohnzimmer oder einem eigenen Arbeitszimmer aufzustellen.

Hilfreich ist es darüber hinaus, den Arbeitsplatz zusätzlich mit Raumtrennern klar zu separieren, um einen Ort für konzentriertes Arbeiten zu schaffen. Wenn du dich ab und an mit dem Laptop auf die Couch legst, ist das sicher nicht schlimm. Aber grundsätzlich empfehlen wir folgende Regel: Trenne die Arbeitsbereiche von deinen Lebens- und Ruheräumen.

2. Die Technik einrichten

Es gibt in Deutschland kein Recht auf HomeOffice. Wenn dein Arbeitgeber dich aber in die Heimarbeit schickt, ist er gesetzlich dazu verpflichtet, dir alle Mittel zur Verfügung zu stellen, die du für deine Arbeit brauchst. Dazu zählen ein Desktop-Rechner, Laptops, mitunter auch Smartphones. Damit alle Mitarbeiter Daten und sensible Informationen sicher übertragen können, richten Unternehmen ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) ein, in das sich jeder von zuhause aus einloggt. Das Firmennetzwerk wird damit sozusagen auf alle Heimarbeitsplätze ausgeweitet.

Zudem solltest du sicherstellen, dass du auf alle notwendigen Programme für die digitale Teamarbeit zurückgreifen kannst. Microsoft Teams ist eine Art virtueller Chatraum, in dem man Dateien mit seinen Kollegen teilen kann. Über Skype oder Zoom laufen Videokonferenzen. Und Teamviewer hilft den IT-Leuten in deiner Firma, deinen Computer auch aus der Ferne zu warten.

Bevor du das Büro zum letzten Mal verlässt, solltest du unbedingt überprüfen, ob die wichtigsten Programme funktionieren. Vor allem der VPN ist unerlässlich. Damit du keine Anrufe verpasst, leite dein Festnetztelefon um.

3. Feste Arbeitszeiten festlegen

Morgens aus dem Bett am Konferenz-Call teilnehmen? Beim Mittagessen noch an der Präsentation arbeiten? Abends nochmal die Mails checken? Die Versuchung ist groß, wenn der Arbeitsplatz nur ein paar Schritte entfernt ist. Unser Tipp: Legt einen klaren Start- und Endpunkt für euren Arbeitstag sowie Pausen fest – so wie ihr es wahrscheinlich auch im Büro handhabt. Und kommuniziert diesen Plan am besten auch an eure Kolleginnen und Kollegen. Auch im HomeOffice gilt, dass man als Mitarbeiter nicht 24 Stunden lang erreichbar sein muss.

4. Der richtige Dresscode fürs HomeOffice

Kleider machen Leute. Das gilt auch im HomeOffice. Am ersten Tag ist es vielleicht noch witzig, ungewaschen und verlottert im Schlafanzug vor dem Rechner zu sitzen. Auf Dauer ist das aber nicht empfehlenswert. Es muss natürlich nicht unbedingt ein Anzug sein. Aber damit du dich wohl und selbstbewusst fühlst, solltest du dich morgens so anziehen, wie du für gewöhnlich auch ins Büro gehen würdest. Das bringt dich mental überhaupt erst in eine produktive Arbeitsatmosphäre.

5. Aufräumen!

Klar, manche Menschen arbeiten im “kreativen Chaos” am besten. Damit deine Wohnung aber wegen der Heimarbeit nicht schon bald in Papier versinkt, solltest du auf Ordnung achten. Bewahre deine Arbeitsdokumente auf dem Schreibtisch auf oder verstaue sie in entsprechenden Ablagefächern. Unser HomeOffice Tipp: Jeden Abend alle Arbeitsutensilien (Laptops, Stifte, Papiere etc.) einsammeln und wieder auf dem Schreibtisch platzieren.

So sieht Marcels HomeOffice-Arbeitsplatz aus

6. Störfaktoren ausschalten

In den eigenen vier Wänden kann dich so einiges von der Arbeit ablenken: der Haushalt, der Partner oder der Fernseher zum Beispiel. Dagegen hilft zunächst einmal natürlich Disziplin und ein fester Zeitplan (siehe Punkt 3). Man kann aber noch mehr tun, um unnötige Störfaktoren zu minimieren. Die App Rescue Time zeigt dir etwa, wie viel Zeit du während der Arbeit auf Social Media verbringst. Das schafft mehr Bewusstsein, um digitale Zeitfresser auszuschalten. Manche Dinge liegen natürlich nicht in deiner Macht, zum Beispiel der Lärm auf der Straße. Gegen laute Umgebungsgeräusche helfen Kopfhörer mit Noise Canceling-Funktion.

7. Klare Ziele definieren

Wer sich im HomeOffice nicht an klaren Zielen orientiert läuft Gefahr, sich in der Arbeit zu verlieren. Es gibt verschiedene Methoden, um sich Tag für Tag klare Ziele zu setzen. Natürlich gibt es die klassische To-Do-Liste, auf der du notierst, was du bis 12 Uhr oder bis Feierabend erledigen musst. Noch detaillierter ist die sogenannte Eisenhower-Matrix. Sie hilft dir dabei, wichtige von unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Die Matrix ist in vier Quadrate eingeteilt, wobei linke Seite für die Wichtigkeit und der untere Rand die Dringlichkeit der Aufgabe darstellt. Wenn eine Aufgabe in das linke obere Quadrat fällt (wichtig und dringend), solltest du sie sofort selbst erledigen. Wenn sie im unteren rechten Quadrat steht (nicht wichtig und nicht dringend) kannst du sie erstmal aufschieben. Versuche, deine Tages- oder Wochenziele in dieser Matrix unterzubringen, um produktiver zu arbeiten.

8. Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren

Wenn Menschen räumlich getrennt werden, ist gute Kommunikation für die Zusammenarbeit umso wichtiger. Dank digitaler Tools wie Slack oder Microsoft Teams sind die Möglichkeiten heute zum Glück größer als je zuvor. “Entscheidend ist jedoch diese Kanäle den ganzen Tag über professionell bespielt zu halten“, sagt Mario Reis, Geschäftsführer von MONDAY.ROCKS, einer Unternehmsberatung für Teamarchitektur.

Vor allem die Führungskräfte seien gefordert, sich noch deutlicher als Moderatoren einzubringen. “Darüber hinaus gilt es auch unter den Teammitgliedern deutlich proaktiver Zwischenstände zu kommunizieren, um allen im Team das wichtige Gefühl von Fortschritt zu vermitteln”, empfiehlt Reis. Das heißt für dich: Halte deine Kollegen bei Telefonschalten oder Videokonferenzen darüber auf dem Laufenden, was du machst und wie weit du gekommen bist.

9. Gegenseitiges Vertrauen schaffen

Mit der Umstellung auf das HomeOffice ist für alle Beteiligten ein gewisser Kontrollverlust verbunden. Man trifft sich nicht mehr im Büro und kann nicht mehr so genau nachverfolgen, was die anderen gerade machen. Das kann für Neid und Missgunst im Team sorgen, wie Fußballtrainer Udo Lattek immer so schön sagte. Manche Kollegen fragen sich vielleicht, ob du genauso hart arbeitest wie sie. Im schlimmsten Fall vermuten sie, dass du auf der Couch liegst, während sie schuften müssen. Das kann für Misstrauen in der Gruppe sorgen.

“Besonders problematisch ist dabei, dass diese Skepsis zu einer Abwärtsspirale der eigenen Motivation und letztlich zu einer selbsterfüllenden Prophezeiung wird”, erklärt Mario Reis von MONDAY.ROCKS. Sein HomeOffice Tipp: Kommunikation schafft Vertrauen. Und sie sorgt dafür, dass sich jeder Mitarbeiter von Anfang an eingebunden fühlt. “Teammitglieder arbeiten dann voller Motivation, wenn sie den Sinn ihrer Arbeit und ihre Rolle im Team verstehen. So entsteht intrinsische Motivation, die Kontrolle im Homeoffice überflüssig macht”, sagt Reis.

10. Steuerfragen klären

Das Finanzamt erlaubt es Arbeitnehmern und Selbstständigen unter gewissen Bedingungen, ihr häusliches Arbeitszimmer von der Steuer abzusetzen. Das gilt jedoch nur, wenn…

  • … dir kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht
  • … das Arbeitszimmer der Mittelpunkt deiner beruflichen Betätigung ist und nur zu rein beruflichen Zwecken genutzt wird

Erfüllst du diese Kritierien, kannst du alle entstehenden Kosten rund um das Arbeitszimmer als Werbungskosten in der Steuererklärung deklariert werden. Maximal ist ein Betrag von 1250 Euro im Jahr absetzbar.

Für die meisten Arbeitnehmer, die nun temporär ins HomeOffice geschickt werden, ist das nicht vollumfänglich möglich. Doch selbst wenn die Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer nicht erfüllt sind, kannst du Ausgaben für Einrichtungsgegenstände im HomeOffice als Werbungskosten absetzen (z.B. für einen Bürostühl, den Schreibtisch oder die Tischlampe).

Den ein oder anderen weiteren tollen HomeOffice Tipp findet ihr im kostenlosen Guide von t3n, den wir euch an dieser Stelle ans Herz legen möchten. Wir wünschen euch eine produktive Zeit im HomeOffice. Und das Wichtigste: Bleibt gesund.

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