Jeder Arbeitnehmer bekommt sie einmal im Monat: die Gehaltsabrechnung. Wie lese ich meine Gehaltsabrechnung richtig? Und was sind beliebte Fehler, auf die ich aufpassen muss? Ein Überblick.
Eine ordentliche Gehaltsabrechnung ist im Berufsleben für alle Beteiligten wichtig: für Arbeitnehmer, Arbeitgebers sowie das Finanzamt. Denn dieses ein bis zwei Seiten lange Dokument hält schwarz auf weiß fest, wie viele Steuern von deinem Lohn abgezogen werden und wie viel Geld dein Arbeitgeber für dich in die Rentenversicherung einzahlt.
Was auf der Gehaltsabrechnung steht
Was auf der Gehaltsabrechnung steht, ist natürlich nicht dem Zufall überlassen. So ist in Deutschland klar gesetzlich geregelt, was in dem Formular aufgeführt wird. §108 der Gewerbeordnung legt dafür einen Mindeststandard fest, den jeder Arbeitgeber erfüllen muss. Die folgenden Inhalte sind – neben weiteren – in jeder Gehaltsabrechnung Pflicht:
Persönliche Daten
- Name und Anschrift des Arbeitgebers
- Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
- die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers
- der Sozialversicherungsschlüssel
- das Datum des Beschäftigungsbeginns
- den Abrechnungszeitraum und die Anzahl der darin enthaltenen Steuertage und Sozialversicherungstage
Steuerdaten
- die Steuerklasse
- die Zahl der Kinderfreibeträge
- die Merkmale für den Kirchensteuerabzug
- gegebenenfalls Steuerfreibeträge oder Steuerhinzurechnungsbeträge
- die Steuer-Identifikationsnummer
- das Bruttoentgelt: das ist dein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor dem Abzug von Steuern und Beiträgen
Steuern und Abzüge
- die gesetzlichen Abzüge vom Bruttoengelt, zum Beispiel Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag
- die Arbeitnehmerbeiträge zur gesetzlichen Kranken-, Renten-, und Pflegeversicherung
- der Arbeitgeberzuschuss zu den Beiträgen zu einer freiwilligen oder privaten Kranken- und Pflegeversicherung oder einer berufsständischen Versorgungseinrichtung
Nettoentgelt
- der Geldbetrag, der unterm Strich, nach Abzug von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen, auf dein Konto überwiesen wird
Diese Fehler solltest du bei der Gehaltsabrechnung vermeiden
Als Arbeitnehmer solltest du deine Gehaltsabrechnung regelmäßig sorgfältig prüfen. Denn selbst gewissenhaften Arbeitgeber können Fehler unterlaufen, zum Beispiel durch technische Mängel oder falsche Angaben. Das kann dich bares Geld kosten und für Ärger mit dem Finanzamt oder dem Arbeitgeber sorgen. Damit es nicht soweit kommt, solltest du dir die Gehaltsabrechnung immer genau anschauen. Bei den folgenden Punkten schleichen sich relativ häufig Fehler ein:
1. Lohnsteuerklasse
Wie viel Steuern du bezahlst, hängt nicht nur von der Höhe deines Einkommens aber, sondern auch von deinem Familienstand. Wenn du heiratest oder ein Kind bekommst, ändert sich also auch deine Steuerklasse. Nach einer Eheschließung oder Scheidung werden die Daten von der zuständigen Meldebehörde automatisch an das Finanzamt weitergegeben. Eventuell musst du die Änderung der Steuerklasse aber auch per Formular beim Finanzamt beantragen. In jedem Fall solltest du prüfen, ob deine Steuerklasse in der Gehaltsabrechnung auf dem neuesten Stand ist.
2. Steuerfreibeträge
Steuerfreibeträge senken das zu versteuernde Einkommen von Arbeitnehmern. Wichtig sind vor allem der steuerliche Grundfreibetrag (9408 Euro) sowie der Kinderfreibetrag für Eltern (5172 Euro). Obwohl sie sich nicht auf den monatlichen Lohn, sondern auf das Jahreseinkommen beziehen, sollten die Freibeträge in der Gehaltsabrechnung richtig vermerkt sein. Hier werden sie mit einer Ziffer angegeben (zum Beispiel der Kinderfreibetrag mit 0,5 für ein Kind).
3. Kirchensteuer
Wenn du aus der Kirchen austrittst, musst du keine Kirchensteuer mehr an das Finanzamt abführen. In diesem Fall solltest du also unbedingt nachsehen, ob die Gehaltsabrechnung entsprechend angepasst wurde. Es handelt sich immerhin um 8 bis 9 Prozent der Einkommenssteuer.
4. Solidaritätszuschlag
Nächstes Jahr winkt Arbeitnehmern eine Steuerentlastung: Die Bundesregierung will den Solidaritätszuschlag ab 2021 für 90 Prozent der Steuerzahler abschaffen. Er beläuft sich auf 5,5 Prozent der Einkommenssteuer. Fällt der Soli für dich weg, darf er auch in der Gehaltsabrechnung nicht mehr auftauchen.
5. Krankenkassenwechsel
Jeder Arbeitnehmer darf seine Krankenkasse alle 18 Monate wechseln. Nach einem Wechsel solltest du prüfen, ob die Krankenkasse in der Gehaltsabrechnung richtig angegeben ist, denn die Zusatzbeiträge zur Krankenversicherung könnten bei deiner neuen Krankenkasse niedriger ausfallen als bei der alten.
6. Beiträge zur Sozialversicherung
Welcher Anteil deines Lohns an die Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung geht, hängt vom Sozialversicherungsschlüssel ab. Er wird in der Gehaltsabrechnung auch als DEÜV-Schlüssel bezeichnet. Anhand dieses Schlüssels werden die Beiträge zur Sozialversicherung berechnet. Dabei handelt es sich um eine vierstellige Zahl (eine für jede Sozialversicherung), bei den meisten Arbeitnehmern ist es die 1111. Bei kurzfristig Beschäftigten oder Mini-Jobbern sieht die Zahl anders aus. Das gilt es beim Gehaltszettel zu beachten.
7. Zuschüsse
Wenn du am Wochenende, an Feiertagen oder im Schichtdienst arbeitest, erhältst du in der Regel einen Lohnzuschlag. Es ist aber durchaus möglich, dass die Abrechnungsstelle nicht über diese zusätzlichen Arbeitsstunden informiert wurde und dir daher zu wenig Gehalt auszahlt. Deshalb sollten Sie du genau hinschauen, ob alle Bezüge auf der Gehaltsabrechnung vollständig aufgeführt sind.
Bei diesen Beispielen und auch bei den meisten anderen Fehlern gilt: Wenn etwas nicht stimmt, melde dich so schnell wie möglich bei der Personalabteilung deines Arbeitgebers.